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A transformação digital não é apenas uma tendência; é uma necessidade para empresas que desejam se manter competitivas e eficientes em um mercado cada vez mais dinâmico. Nesse cenário, a digitalização de documentos com validade legal desponta como um dos principais pilares dessa mudança, impactando diretamente a gestão, a produtividade e a sustentabilidade das organizações. Para entender melhor como as empresas enfrentam os desafios e abraçam as oportunidades desse processo, conversamos com Rodrigo Pereira, especialista com mais de 21 anos de experiência à frente da Triagem Consultoria. Nesta entrevista, Rodrigo compartilha insights valiosos sobre os aspectos emocionais, culturais e estratégicos envolvidos na digitalização, além de mostrar como a Triagem tem sido uma parceira essencial para ajudar empresas a romperem barreiras e adotarem práticas inovadoras. Prepare-se para explorar uma jornada que vai além da tecnologia e revela o impacto profundo dessa mudança na vida empresarial e organizacional.
1. A Conexão com a Transformação Digital
- Artioli: A digitalização de documentos muitas vezes simboliza um marco de transformação nas empresas. Como você percebe que os líderes e equipes se sentem ao vivenciar essa transição para um ambiente mais moderno e eficiente?
Rodrigo: Ainda há muitas incertezas e inseguranças quando o assunto é a digitalização de documentos e, demasiadamente, esses sentimentos refletem a falta de informação sobre esse importante processo de potencialização da transformação digital no mundo dos negócios. É importante lembrar, que a partir da Lei de Liberdade Econômica, promulgada em 2019, corroborada ao decreto 10.278 de março de 2020, todas as organizações, públicas e privadas podem e devem, digitalizar seus acervos com validade legal e eliminar a papelada com segurança jurídica.
2. Superando o Apego ao Físico
- Artioli: Para muitas pessoas, existe um apego emocional ao papel, à documentação física. Quais são os principais desafios emocionais que as empresas e colaboradores enfrentam ao dar esse passo para a digitalização, e como a Triagem Consultoria ajuda a superar esses sentimentos?
Rodrigo: O principal desafio é compreender que o mundo é digital! Não se pode mais gerir negócios, empresas e organizações, sejam elas quais tipos forem, sob a perspectiva analógica, ou seja, com decisões sustentadas no papel. Ao contratar a TRIAGEM, o empresário estará contratando mais de 21 anos de experiência na resolução dos problemas com documentos e arquivos. A TRIAGEM, além das principais certificações internacionais para o desenvolvimento de projetos de gestão de documentos, domina a legislação arquivística brasileira, entregando ao empresário e suas empresas o conhecimento mais assertivo, seguro e alinhado às expectativas do mundo digital. Na maioria das vezes, o apego emocional ao documento físico é parte da insegurança em não saber o que se pode fazer com esses documentos, por isso, a TRIAGEM resolve! Com segurança, alinhado à legislação vigente, com a mais competente equipe do país, quando o assunto são projetos de gestão de documentos e arquivos, a TRIAGEM desenvolve sua missão diária em tornar as empresas, organizações sem papel!
3. Segurança e Confiança
- Artioli: A digitalização com validade legal envolve muita confiança no processo e na tecnologia. Como você vê as pessoas reagirem emocionalmente quando percebem que seus documentos estão seguros e que podem contar com uma solução confiável?
Rodrigo: Há uma mistura de alívio, em saber que seus documentos, a partir de então, estarão, de fato, seguros e bem geridos, e extremada satisfação do ponto de vista empresarial, pois, a partir de então, os processos decisórios são muito mais rápidos, assertivos e eficientes, uma vez que todos dos documentos estarão à disposição dos decisores com apenas, um click no botão de recuperação da informação do software que faz a gestão dos documentos. Todo empresário que sabe que seus documentos carregam as informações, ativos intangíveis, de seus negócios, entende que a maior segurança e confiança estão no alinhamento de metodologias e tecnologias de informação.
4. O Orgulho de Ser Parte da Mudança
- Artioli: A digitalização não é apenas um avanço tecnológico, mas também cultural. Qual é o sentimento predominante entre os clientes e equipes ao perceberem que estão contribuindo para um processo mais sustentável e eficiente?
Rodrigo: É uma sensação de competência e harmonização com o presente do mundo dos negócios, ou seja, crescer e permanecer no mercado, com eficiência e alinhamento às necessidades, também, sociais, ambientais e de governança. Vencer a barreira da digitalização de documentos é o passo principal para lançar a empresa no mundo da transformação digital, por isso, o sentimento é de profunda competência, pois, de outra forma, os negócios estarão fadados ao fracasso.
5. Ansiedade e Resistência à Mudança
- Artioli: A transformação digital pode gerar ansiedade, especialmente em quem está acostumado a métodos tradicionais. Quais emoções você percebe nos clientes no início do processo, e como vocês lidam com essa resistência para transformar ansiedade em confiança?
Rodrigo: Desconfiança, insegurança e medo dos resultados. Incrivelmente, quanto mais tradicional o negócio, maior a resistência ao novo. Mas, como dito, tudo diz respeito a ter acesso ao conhecimento certo, a metodologia correta, a técnica necessária, tudo isso, alinhado com a legislação do país para o fim necessário. Por isso, quando estamos com os nossos clientes, a consultoria para sensibilização, geração de confiança, apresentação da legislação e de outros cases de sucesso, são elementos indispensáveis para que possamos gerar acreditação e confiança da parte do cliente.
- Artioli: A transformação digital pode gerar ansiedade, especialmente em quem está acostumado a métodos tradicionais. Quais emoções você percebe nos clientes no início do processo, e como vocês lidam com essa resistência para transformar ansiedade em confiança?
6. Impacto na Qualidade de Vida
Artioli: A digitalização não apenas agiliza processos, mas também reduz o tempo gasto em tarefas manuais e burocráticas. Como você percebe que as pessoas se sentem ao experimentar, na prática, o impacto positivo dessa eficiência em sua rotina de trabalho e na sua qualidade de vida?
Rodrigo: Muda-se completamente a cultura organizacional. As pessoas começam a perceber que os seus afazeres, a partir disso, tornam-se processos mais seguros, rápidos e sustentáveis. Minimiza-se o estresse, a repetição, a incerteza, a duplicação de tarefas inócuas, a multiplicação de documentos idênticos, aumenta a produtividade e performance dos funcionários, enfim, torna o trabalho mais leve, célere e eficiente, impactando, diretamente, positivamente na qualidade de vida dos colaboradores.
7. O Sentimento de Alívio
- Artioli: Muitos clientes chegam à Triagem Consultoria carregando o peso da burocracia e de sistemas arcaicos. Qual é o impacto emocional de transformar essa carga em processos digitais simplificados? Há algum caso marcante que simbolize esse alívio?
Rodrigo: É incrível perceber a mudança mental e cultural quando da implementação de boas práticas em gestão de documentos, sobretudo, carregando a digitalização com validade legal e efetiva gestão desses documentos por meio de um software de gestão eletrônica de documentos e automação de processos. Temos percebido um alto nível de satisfação, e gratidão, dos clientes, por conta das significativas mudanças nos processos de trabalho e na mentalidade dos colaboradores. Exemplificando, um de nossos clientes, do ramo de incorporação imobiliária, após a aplicação de nossa metodologia, de ponta-a-ponta, reduziu o tempo de fechamento de suas vendas, utilizando-se da geração de documentos nativos digitais, com assinaturas eletrônicas, em três dias! Ou seja, além de ganhar com o fechamento de mais contratos, evita-se que os clientes deixem de assinar os respectivos contratos, aprimorando os processos de vendas, dando aos seus consultores uma poderosíssima ferramenta de fechamento de vendas em tempo real. Resultado? A taxa de desistência da compra caiu em 43% do volume de pedidos de cancelamentos de contratos.
8. O Propósito por Trás da Tecnologia
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- Artioli: A digitalização de documentos com validade legal pode parecer um serviço técnico à primeira vista, mas tem um impacto profundo em como empresas e pessoas lidam com informações e produtividade. Como você descreveria o propósito maior por trás do trabalho da Triagem Consultoria e como ele inspira os clientes?
Rodrigo: O propósito é oportunizar aos nossos clientes, manterem o foco no que realmente importa em seus negócios. Quando a informação e/ou documento se fizerem necessários, estará “nas pontas dos dedos”!
Entrevista com Rodrigo Pereira, fundador da Triagem Consultoria
https://triagemconsultoria.com.br/
A conversa com Rodrigo Pereira nos leva a uma jornada que transforma não só as empresas, mas também as pessoas que trabalham nelas. A digitalização de documentos com validade legal vai muito além de ser só um avanço tecnológico; ela mexe com as emoções, a cultura e até a estratégia de quem está envolvido nesse processo.
Do ponto de vista do neuromarketing, a transformação digital promovida pela Triagem Consultoria conecta-se diretamente aos quatro principais neurotransmissores que influenciam o comportamento humano:
- 1. Dopamina – A satisfação e o alívio experimentados pelos clientes ao perceberem que seus documentos estão seguros e acessíveis instantaneamente reforçam a sensação de recompensa. Isso gera uma experiência positiva que motiva o cliente a valorizar e confiar no serviço.
- 2. Serotonina – O impacto na qualidade de vida e a melhora na organização interna criam um ambiente de segurança e bem-estar, reforçando a autoestima dos colaboradores e o sentimento de pertencimento a um negócio alinhado com as exigências do mercado atual.
- 3. Oxitocina – A confiança no processo e no suporte oferecido pela Triagem estabelece um vínculo emocional forte entre a empresa e seus clientes. A abordagem consultiva e o uso de casos de sucesso criam empatia e fortalecem relações de longo prazo.
- 4. Endorfina – A eliminação de tarefas burocráticas e arcaicas transforma o trabalho em algo mais leve e eficiente, reduzindo estresse e promovendo sensações de alívio e felicidade no dia a dia dos colaboradores.
A implementação de soluções como a digitalização de documentos ativa várias áreas do cérebro, conectando emoções, decisões e aprendizado. O sistema límbico, especialmente a amígdala e o hipocampo, processa as emoções como ansiedade e alívio, enquanto armazena novas memórias ligadas à tecnologia. O córtex pré-frontal entra em ação nas decisões estratégicas e na regulação emocional, ajudando a lidar com mudanças e planejar o futuro.
Já o núcleo accumbens, parte do sistema de recompensa, responde com dopamina, trazendo sensação de satisfação e motivação ao perceber os benefícios. Durante o aprendizado e a adaptação, o córtex parietal e o temporal ajudam a processar e integrar novas informações, enquanto o córtex motor e o sensorial trabalham na interação com as ferramentas digitais.
Por fim, o córtex cingulado anterior ajuda a superar resistências e reforçar escolhas alinhadas com os objetivos. É uma transformação que envolve todo o cérebro, conectado à eficiência com emoções positivas.
A digitalização deixa de ser vista apenas como um serviço técnico e passa a ser percebida como um caminho para a prosperidade empresarial e emocional. O trabalho da Triagem Consultoria inspira mudanças culturais, ajudando empresas a se posicionarem de forma mais segura, eficiente e conectada ao futuro.
Essa conexão entre eficiência tecnológica e transformação humana é o verdadeiro diferencial que conquista e fideliza seus clientes.
